یکی از مهمترین اهداف در هر سازمان ارتقاء سطح بهره وری آن است و با توجه به اینکه انسان در ایجاد بهره وری نقشی محوری دارد درخواستهای او در سازمان اثری کلیدی بجا می گذارد. در این مقاله به ارائه راهکارهایی برای افزایش بهرهوری نیروی انسانی و عوامل مؤثر در کاهش بهره وری نیروی انسانی می پردازیم.
آیا میخواهید کارمندانتان کار بیشتری در طول روز انجام دهند؟ برخی از مدیران فکر می کنند ایجاد محدودیتهای زیاد مانند ممنوعیت استفاده از تلفن همراه و اینترنت میتواند راندمان کاری کارمندان را افزایش دهد اما تحقیقات گوناگون نشان میدهد وجود انعطاف و آزادی در محل کار به کمک وجود قوانین و سیاستهای صحیح میتواند خودکارآمدی کارمندان را افزایش دهد.
اهمیت بهره وری
در عصر حاضر بهره وری را یک روش، یک مفهوم و یک نگرشی در باره کار و زندگی می نامند و در واقع به آن به شکل یک فرهنگ و یک جهان بینی می نگرند، بهره وری در همه شئونات، کار و زندگی فردی، اجتماعی می تواند دخیل باشد و یک شاخص تعیین کننده درآمد سرانه هر کشور است و برای افزایش بهره وری ملی هر کشور باید درآمد سرانه آن کشور افزایش یابد.
عوامل مؤثر بر افزایش بهره وری نیروی انسانی
در تعیین عوامل مؤثر بر بهره وری نظرات متفاوتی وجود دارد و هر یک از دانشمندان و صاحبنظران عواملی را به عنوان عامل مؤثر مشخص کرده اند و به طور اجمال عواملی چون آموزش شغلی مستمر مدیران و کارکنان، ارتقاء انگیزش میان کارکنان برای کار بهتر و بیشتر، ایجاد زمینه های مناسب بطور ابتکار و خلاقیت مدیران و کارکنان، برقراری نظام مناسب پرداخت مبتنی بر عملکرد و برقراری نظام تنبیه و تشویق، وجدان کاری و انضباط اجتماعی تحول در سیستم و روشها که نقش حساس و کلیدی دارند، تقویت حاکمیت و تسلط سیاستهای سازمان بر امور، صرفه جوئی به عنوان وظیفه ملی در بهره وری مؤثر می باشد.
ولی تمام مؤلفان این رشته تقریباً در این باب اتفاق نظر دارند که برای افزایش سطح بهره وری تنها یک علت خاصی را نمی توان ارائه نمود بلکه عنوان می کنند که ارتقاء بهره وری را باید معلول ترکیبی از عوامل گوناگون دانست.
اقدامات ویژه برای افزایش کارآمدی کارکنان
بهره گیری از سیاستهای خاصی میتواند کارآمدی را در بین کارکنان و بهره وری نیروی انسانی افزایش دهد.
شرکتهای پیشرو مزایای خاصی را برای کارمندانشان در نظر میگیرند و به دنبال راههایی هستند تا بتوانند خودکارآمدی کارمندانشان را بدون مشکل خاصی افزایش دهند. آنها به دنبال راههایی هستند که کارمندانشان در مشکلات زندگی شخصی غرق نشوند. چنین مدیرانی ساعت کاری متناسبی تنظیم میکنند تا کارمندانشان بتوانند به زندگی شخصیشان نیز برسند. در این صورت کارکنان یک مجموعه در زمان کار تمرکزشان فقط بر روی کار خواهد بود و ذهنشان منحرف نخواهد شد.
کمک کنید تا کارمندانتان برای امور شخصیشان مضطرب نشوند
با ارائه سرویسها و مزایای گوناگون کمک کنید تا کارمندانتان بتوانند زندگی شخصی و حرفه ایشان را مدیریت کنند. ارائه چنین سرویسهایی میتواند به کارمندان کمک کند تا بتوانند استرس زا ترین چالشهای زندگیشان را بدین روش حل و فصل کنند. فراموش نکنید این مسائل بیشتر مرتبط با زندگی شخصی کارمندان است. تصور نکنید که منظور از زندگی شخصی، فقط همسر و فرزندان هستند بلکه محافظت از والدین مسن آنها نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین راهکارهایی برای کمک به کارمندانتان پیدا کنید تا بتوانند از خانواده و پدر و مادرشان مراقبت نمایند.
توجه به نیازهای روحی کارکنان
بین آنچه نان سر سفرهاش میآورد و آنچه رضایت وی را تامین میکند، یکی را انتخاب کند. کارکنانی که «تعمدی» و آگاهانه تصمیم میگیرند که به دنبال علایق و تمایلات خود بروند، قادر هستند زندگی شخصی و کاری خود را تغییر دهند. برای مثال، انتخاب برای صرف زمان بیشتری با اعضای خانواده هر کسی را توانگر می سازد. پیگیری آنچه در کار بیش از همه دوست دارید، موفقیت را نیز با خودش میآورد و به عملکردی کارآمد ختم شده و راه را برای دستمزد بیشتر باز میکند.
در پیگیری اهداف دگرخواهانه مانند ارتباط گرفتن با دیگران نیز میتوان رضایت روحی یافت. این الزاما به معنای توزیع غذا بین تهیدستان نیست. مدیران با کمک کردن به مردم برای پیدا کردن ارزش در کارشان به آنها یاری میرسانند، خواه این به معنای برجسته کردن ارزشهای ذاتی آنها باشد یا صلاحیتشان بهعنوان ابزاری برای رسیدن به هدف. با اینکه برخی از مشاغل ممکن است معنای عمیقی نداشته باشند، پول بهدست آمده میتواند به کارگر کمک کند تا اهداف پرمعنایی را به انجام برساند. چنین هدفمندی حتی مشاغل مایوسکننده و دشوار را نیز میتواند ارزشمند بسازد.
تنظیم برنامه کاری منعطف
در موضوع برنامه و محل کار باید گفت که اگرچه کارها باید طبق قاعدهای به اتمام برسند اما بهتر است روی چگونگی انجام آن کار حساسیت به خرج داده نشود. تحقیقات اخیر در مرکز تحقیقاتی گالوپ نشان میدهد کسانی که دورکاری دارند و یا به صورت پاره وقت در محل کار حضور پیدا میکنند، بیشتر درگیر کار میشوند و کارآمدی بیشتری دارند. اگر امکانی برای کارمندان شما وجود دارد که کارهایشان را خارج از دفتر کار انجام دهند، به آنها اجازه این کار را بدهید.
توجه به تفریح و استراحت کارکنان
ایجاد سرگرمیهای گوناگون مانند گرفتن جشن تولد، تهیه ناهار با بودجه شرکت و یا برگزاری مهمانی برای کارمندان در برخی تعطیلات میتواند روحیه کار را در کارمندان و کارکنان افزایش دهد. ایجاد وقفههای کاری به منظور استراحت در طول روز کاری نیز میتواند خستگی ذهنی را کاهش و روحیه همکاری را افزایش دهد.
نیازهای جسمی
در طول روز کارکنان برای حفظ انرژی، معمولا بعد از نود دقیقه کار فشرده باید وقفههای کوتاه برای تجدید نیرو و استراحت داشته باشند. وقفه یا استراحت بعد از یک ساعت و نیم تمرکز روی کار، قدرت تمرکز، بهرهوری و لذت از کار را افزایش میدهد. تنفس عمیق، مراقبه و زمان مرخصی میتواند همان تاثیر نیروبخش خواب را داشته باشد. ورزش منظم نیز نقش مهمی ایفا میکند. این ورزشها سلامتی فرد را بهبود بخشیده و گردش خون را در سلولهای مغز افزایش داده که به صراحت فکر کمک میکند. تمرینهای قدرتی و ایروبیک که در رژیمهای ورزشی که برای تجدید نیروی شخصی منظور شدهاند، نیز به همان اندازه مهم هستند.
برای کارایی، داشتن تغذیه سالم اساسی است، با این حال فرهنگ کار بیشتر، بزرگتر و سریعتر مردم را تشویق میکند که سریع و ناسالم غذا بخورند. آنها از خوردن صبحانه صرف نظر میکنند، به غذاهای ناسالم روی میآورند تا همیشه گوش به زنگ باقی بمانند و در طول این فرآیند خطر چاقی و مرض قند را به جان میخرند. برای تغییر این رفتارها و افزایش انرژی و بهرهوری، کارکنان باید در کل روز با وعدههای غذایی کم و سالم، تغذیه کنند و به جای غذاهای سرپایی و سبک (اسنک) پر از شکر، نمک و چربی که نباید مصرف کرد، مصرف غذاهای خوب و سالم را مد نظر داشته باشند.
کارفرمایانی که از رابطه میان شرایط جسمی و انرژی کارکنان با بهره وریشان آگاه هستند، روی کیفیت زمانی که کارکنان برای کار صرف میکنند توجه دارند و نه کمیت آن. شرکتها به عنوان راهی به سوی بهرهوری بالاتر و نه صرفا بهعنوان یک امتیاز به منابع انسانی، باید برنامههای «سلامت» و دیگر طرحهای ابتکاری برای تناسب اندام ارائه دهند.
درباره مصرف اینترنت در محل کار سختگیر نباشید
بسیاری از مدیران درباره استفاده از اینترنت در محل کار سختگیری میکنند و معتقدند نباید از کامپیوتر موجود در محل کار برای مصارف غیر ضروری استفاده کرد در حالی که بسیاری از امورات تخصصی یک شرکت میتواند به کمک منابع اینترنتی سریعتر و بهتر به سرانجام برسد. به عنوان مثال شبکههای اجتماعی را در نظر بگیرید. استفاده گسترده از شبکههای اجتماعی میتواند به شما در پیشبرد اهداف مشروع مرتبط با کسب و کارتان کمک شایانی کند. بازاریابی از طریق شبکههای اجتماعی این روزها به شدت گسترش یافته است و میتواند زمینه رشد تجارت شما و کارمندانتان را فراهم کند. همچنین استفاده از اینترنت به کارمندان شما کمک میکند تا بتوانند از آخرین تحولات حوزه کاریشان و نیز سیاست ها و پیشرفت های رقیبان آگاه شوند. اینها فقط چند نمونه از مصارف کاربردی اینترنت در محل کار است.
نیازهای ذهنی
وقتی کار روی چندین پروژه قدرت تمرکز کارکنان را به تحلیل میبرد و فراخنای تمرکز (مدتزمانی که یک شخص میتواند بر روی فعالیتی تمرکز کند) آنها را کاهش میدهد، برای اینکه کارکنان بتوانند فراخنای تمرکز خود را بسط بدهند، تفاوت بین حواسپرتکنهای «درونی» و «بیرونی» را یاد بدهید.
کارکنان اغلب آنچنان مشغول انجام وظایف روزانه میشوند که نمیتوانند روی اهداف بلندمدت تمرکز کنند. مدیران میتوانند تفکر با سمت راست مغز را تشویق کرده و با جلسات مختصر و محول کردن یک هدف یا موضوع منفرد به کارکنان، ساماندهی و آمیختن محیط کار با فضای باز، اتاق اداری خصوصی همراه با استراحتگاه؛ محدود کردن زمان پاسخگویی به ایمیل؛ و ارائه برنامههای منعطف، به بالا بردن تمرکز کارکنان خود یاری رسانند.
تثبیت رهبریتان
یک رابطه علت و معلولی درباره نظارت و کنترل مدیران وجود دارد. در این رابطه دپارتمان های منابع انسانی و مدیران ارشد یک شرکت فعالیتهای کارمندانشان را تحت نظر دارند و از آنان بابت همکاری و پیشرفتهایشان تقدیر به عمل میآورند. تقدیر در مجامع عمومی و اهدای جوایز و امتیازات نشان دهنده ارزشهای شرکت است و نتیجه آن در افزایش راندمان کاری کارمندان به صورت محسوس مشاهده خواهد شد. شرکتهای موفق بیش از همه در ایجاد چنین سنتهایی برای تقدیر از کارمندان پیشرو هستند. در واقع هرچه بتوانید سنت قدردانی و تقدیر را در شرکت گسترش دهید، شاهد بهره وری بیشتر نیروی انسانی و کارآمدی بیشتری در کارمندانتان خواهید بود.
بسیاری از شرکتها چنین سیاستهایی را نمیپذیرند و فکر میکنند این تغییرات برایشان هزینه بر است در حالی که مدیران باید بدانند چنین سیاستهایی آنچنان که فکر میکنند هزینه بر نخواهد بود. حتی اگر تصور کنیم چنین کارهایی هزینههایی در پی خواهد داشت، شما نیاز به این ندارید که همه این هزینهها را یکجا تقبل کنید.
نیازهای عاطفی
عواطف تعیین میکنند که انسانها چقدر خوب یا موثر کار میکنند. سرپرستهایی که متوجه احساسات کارکنان خود بوده و مطابق این احساسات مدیریت میکنند، میتوانند موجب ارتقای بهرهوری شوند.
رهبران باید «مدیر ارشد انرژیدهنده» باشند و کارکنان را تشویق کنند که در حیطه «کارایی» کار کنند، با عواطف مثبت به آنها الهام بخشیده و به ایشان کمک کنند تا انرژی و انگیزه خود را بازیابند. مدیران باید «اول از همه، آسیب نزنند»؛ برای انگیزه دادن به کارکنان، نباید از عواطف منفی استفاده کنند.
هم کارفرمایان و هم کارکنان باید سعی کنند که به «محرک»هایی که آنها را تحتتاثیر قرار میدهد، واکنش متقابل نشان ندهند. در عوض، باید سعی کنند که محرکها را در هنگام بروز تشخیص داده و قبل از پاسخگویی، به آن فکر کنند.
توجه به این سیاست ها و به کارگیری آنها میتواند در بلند مدت تأثیرات مثبت چشمگیری را در عملکرد کلی شرکت شما داشته باشد. مدیران شرکتها ممکن است سالیانه میلیونها و یا میلیاردها دلار به خاطر عدم کارآمدی کافی کارمندانشان ضرر کنند. همچنین وجود مشکلات شخصی و کاری در بسیاری از موارد، خروج ناگهانی کارمندان را در پی خواهد داشت که این امر نیز برای شرکتها ضرر بسیاری در پی دارد. ایجاد چنین سیاستهایی در زندگی کاری کارمندان تفاوتهای بزرگی را رقم خواهد زد و باعث ایجاد نوآوری، رشد تفکر خلاق، افزایش وفاداری و در نهایت بهبود کارآمدی در کارمندان و بهره وری نیروی انسانی خواهد شد.
مهمترین عوامل مؤثر در کاهش بهره وری
مهمترین و عمده ترین عامل کاهش بهره وری منابع انسانی نامتوازن بودن درآمد و هزینه ا ست که مهمترین عامل در انگیزش منابع انسانی است. پس از آن مهمترین عوامل مؤثر در کاهش بهره وری در داخل یک سازمان به شرح زیر است:
وجود تبعیض بین کارکنان (ناشی از ضعف مدیریت)
ناامنی شغلی
موفق نبودن و بی میلی بر برنامه ریزی های میان مدت یا بلندمدت (ضعف مدیریت)
مساعد نبودن محیط کاری مناسب
عدم توجه به نیازهای واجب کارکنان
کنترل نکردن (بی ثباتی در برنامه های کنترلی)
ناهماهنگی رشته تحصیلی و شغلی
استفاده نکردن از تخصص ها در مشاغل مربوط (ضعف مدیریت)
بی برنامگی مدیریت
فقدان کارآموزی (ضعف مدیریت)
ناهماهنگی استعدادهای فردی و شغلی (ضعف مدیریت)
بی کفایتی سرپرست
بی علاقگی به کار فعلی و انتقال پی در پی نیروی انسانی
تورم نیروی انسانی
تقریباًتمامی عوامل کاهش بهره وری نیروی انسانی به ضعف مدیریت ارتباط دارد. در این میان باید رابطه فرد با سازمان ارتباطی متقابل و دوطرفه باشد. مدیریت موفق کسی است که محیط فرهنگی سازمان خود را که عاملی بسیار مؤثر در رفتارهای کارکنان است عمیقاً بشناسد و درک کند و آن را در جهت اجرای برنامه های سازمان بکار گیرد. حقوق و مزایای افراد باید بر اساس ماهیت شغل، تخصص، تجارب و عملکرد افراد در برابر تغییرات و برنامه ها معین شود. اگر عملکرد افراد به دقت ارزیابی نشود و مطابق شایستگی به آنان امتیاز داده نشود یا به تعبیر دیگر افراد شایسته از امتیازات بیشتر در سازمان برخوردار نشوند در آن سازمان به تدریج فرهنگ کم کاری بوجود می آید.
پایین بودن حقوق و دستمزد در ایران در قیاس با شاخص هزینه زندگی در سالهای اخیر موجب کم کاری و یافتن شغل های دوم و سوم شده است که نهایتاً موجب خسته تر شدن نیروی کار، کاهش بازدهی و بروز مشکلات روحی و روانی برای نیروی کار در خانواده های آنها شده است و نتیجتاً بر روی بهره وری نیروی کار تأثیری منفی گذاشته است.
اگر نتوانیم نیازهای رفاهی و معیشتی نیروی کار، نظام شایسته سالاری عدالت و انصاف را بر اساس یک نظام جامع ارزیابی عملکرد در سازمانها عملی سازیم به افزایش بهره وری امیدی نمی توان داشت.
